ई-मेल करते समय इन बातों का जरूर रखें ख्याल, अक्सर हो जाती हैं ये गलतियां
ई-मेल हमारी जिंदगी का एक हिस्सा बन चुका है। ऑफिस से लेकर किसी शिकायत और सर्विस के लिए हमें ई-मेल का सहारा लेना पड़ता है। ऐसे में कुछ गलतियां न सिर्फ हमारे ई-मेल को कमजोर बना सकती हैं, बल्कि हमारे लिए मुश्किल का कारण भी बन सकती हैं। इसलिए हम आपको ई-मेल से जुड़ी कुछ जरूरी बातों के बारे में बताने जा रहे हैं,
सब्जेक्ट का करें इस्तेमाल
किसी भी मेल को भेजने से पहले उसके Subject को जरूर चेक कर लें। सब्जेक्ट आपके पूरे मेल को एक लाइन में बयां करता है, इसलिए सब्जेक्ट सटीक हो और उसमें किसी तरह की ग्रामर या स्पेलिंग की गलती न हो।
सोशल मीडिया की भाषा का न करें इस्तेमाल
इमेल लिखते वक्त उन शब्दों का इस्तेमाल करें जो ऑफिशियली सही हो। सोशल मीडिया या टेक्ट्स मैसेज में लिखे जाने वाले शॉर्ट टर्म्स का मेल में कभी इस्तेमाल न करें। मेल जितना फॉर्मल होगा, उतना ही ज्यादा उसका असर होगा।
अर्जेंट मार्क का सही इस्तेमाल
किसी भी मेल को urgent मार्क करने से पहले इस बात का जरूर ध्यान दें कि जिस व्यक्ति को आप मेल भेज रहे हैं, क्या उसके लिए ये मेल महत्वपूर्ण है? किसी भी मेल को बिना वजह urgent मार्क न करें।
CC या Bcc का सही इस्तेमाल
इमेल को अगर ऑफिस काम के लिए भेज रहे हैं, तो अच्छा होगा कि अपने टीम मैनेजर या हेड को CC या Bcc जरूर करें। इससे आपके काम का रिकॉर्ड भी रहेगा और आपके सीनियर की जानकारी में भी रहेगा।
इमोजी का न करें इस्तेमाल
मेल में इमोजी का इस्तेमाल न करें। वैसे तो ईमेल में भावनाओं को व्यक्त करना सही नहीं माना जाता है, फिर भी अगर भावनाओं को व्यक्त करना हो तो शब्दों में करें न की इमोजी में।
कौमा, फुल स्टॉप का रखें ध्यान
मेल लिखते वक्त कौमा, फुल स्टॉप का ध्यान रखें। ज्यादा कौमा या फुल स्टाप आपके मेल को अनप्रोफेशनल बनाता है। सोशल मीडिया की तरह मेल में एक्सक्लेमेशन मार्क का बेवजह इस्तेमाल न करें।
सही फॉन्ट है जरूरी
मेल लिखते वक्त फॉन्ट का इस्तेमाल वहीं करें जो मेल बॉक्स में डिफाल्ट हो। मेल में लिखे टेक्स्ट को कई रंग में लिखने के बजाए एक ही कलर में लिखें।
हिस्ट्री क्यों है खास?
अगर मेल में पुरानी हिस्ट्री की जरूरत न हो तो रिप्लाई करते वक्त आप उसे डिलीट कर दें तो ज्यादा सही रहेगा। लेकिन अगर आप किसी को रिमाइंडर या प्रूफ संबंधित मेल कर रहे हैं, तो पुरानी हिस्ट्री समेत मेल भेजें।
अटैचमेंट बिगाड़ सकता है खेल
कई बार ऐसा होता है कि हम मेल में अटैचमेंट करना भूल जाते हैं। अच्छा होगा कि मेल को भेजने से पहले अटैचमेंट को जरूर चेक कर लें।
कितना लंबा है आपका मेल?
मेल लिखते वक्त इस बात का ध्यान रखें कि मेल न तो ज्यादा लंबा हो और न ही बहुत छोटा। मेल में सारी जानकारी संक्षिप्त रूप से लिखें।
मेल का जरूर दें जवाब
मेल का जवाब जरूर दें। चाहे फिर वो आपके मैनेजर की तरफ से किया गया मेल हो या फिर आपके टीम मेबर्स की तरफ से
